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企业档案规模出现了前所未有的增长


  【 摘 要 】 我国进入社会主义市场经济的今天,企业越来越重视自身档案的保存和利用,美国经济是世界上最发达国家之一,企业档案工作也是世界上做的最好的几个国家之一。比较中美两个国家的企业档案工作对我国企业档案工作也有指导意义。本文通过对中美两国企业档案管理工作进行比较研究,希望能给我国企业档案工作带来有益的启示。改革开放以来,我国的经济迅速发展。随着我国社会主义市场经济的确立和发展、政府职能的转变、经济体制的转轨、现代企业制度的建立、信息通讯技术的普及,我们已进入了一个经济、技术、政治等深刻变革的时代。尤其是加入WTO之后,为了最大的追逐利益,国内大部分企业正进行企业改革,资产重组。改革不仅给企业带来了机遇,同时也给企业带来了巨大的挑战。企业档案作为企业生存、改革和发展必不可少的条件,是直接记录企业各项经营活动的一种信息材料, 是反映和记录企业实践活动的第一手材料。我国著名的档案学者丁海斌教授曾经说过:一个企业、机关和单位的档案管理水平可以体现出这个企业、机关和单位的整体管理水平和实力。

  美国是现代社会最受关注的国家之一,他不仅是资本主义头号大国的代表,也是工业化最发达的国家,美国的企业比其他国家的管理水平显得要成熟的多,而他们的许多档案管理水平的到了世界各国的肯定,他们的许多的档案管理方法受到了其他国家的学习。由于中美两国的制度不同,经济水平也存在很大的差距,因此,企业档案工作也存在很大的差异。

  一、中、美企业档案工作的产生和发展回顾

  (一)美国

  1.萌芽阶段

  美国企业档案现象是20世纪才出现的,尤其是第一次世界大战之后。由于大战期间美国工商业突迅速发展,新的工业企业大批出现,政府订单大量增加,合同接连鉴定,商业档案文件空前增加,一时间,企业商业档案工作引起社会的关注。尽管企业档案的管理工作有着很重要的作用,但是在当时许多人并没有意识到或者没有条件对企业档案进行有效的管理。直到1937年,哈佛商学院教授拉尔夫.豪尔发表一篇《企业档案保护》的文章,这是最早出现阐述保护美国企业档案观点的文章。从此,美国企业档案工作逐渐取得缓慢的发展。

  2.初步发展阶段

  “向社会开放的综合性档案馆于四十年代出现。 第一个建立这种档案馆的是弗里斯顿轮胎与橡胶公司。”[1]它是第一家专门从事企业档案管理的组织机构。20世纪40、50年代商业档案馆的理论开始被更多的公司接受,企业档案开始扎根与美国,但是由于第二次世界大战、经济发展缓慢等方面的原因发展相当缓慢。“60年代,只有四家公司建立了商业档案馆:国际商用机器公司(IBM 1961年),海湾石油公司(Gulf Oil 1965年),芝加哥交易所(Chicago Board of Trade 1968年),教育考试服务部(Educational Testing Service 1969年)”[2]。

  3.大规模发展阶段

  70年代,企业档案规模出现了前所未有的增长,伊丽莎白?阿德金斯在《美国档案工作者》(American Archivist)发表文章分析这一原因:“那些怀旧的人们十分急切地搜寻古代或相关的公司档案,一些大学也开始转向培养历史专业的毕业生,顺应企业档案管理人才的需要,这给美国历史200周年纪念注入了新的活力和拓宽新的视野,许多公司为了能够载入史册,也纷纷与大学合作。”[3]这时期,企业档案馆也由学术服务转化为为本企业利益服务,企业档案规模有所扩大。进入80年代,由于受市场经济发展的影响以及信息技术的冲击,美国企业档案进入重组再生和时常定位阶段。1998年修订《企业档案馆名录》时, 在其修订稿中共收录企业档案馆258 个、全职性档案工作人员共83 人。和八十年代相比,美国企业档案馆和档案工作人员的数目在九十年代是呈明显上升趋势的。进入21世纪,随着科学技术的进步,经历风雨后的美国企业档案工作已日臻完善,了解最全面的的阻火器资讯,美国企业档案工作又上新台阶。

  (二)中国

  1.萌芽探索阶段

  我国企业档案工作在建国前已经出现,但当时的公司主要是官僚和买办,企业和企业制度才刚刚建立,并没有形成,企业档案并没构成体系。建国后,我国的企业档案工作逐步开展起来。50、60年代,我国开始构建以技术档案管理为主要内容的企业档案工作。“1957年7月,在第一届全国人民代表大会第四次会议上,人大代表、国家档案局局长曾三同志批出:各工厂、矿山和其他企业有关基本建设和安装工程的设计资料和底图都是宝贵的档案资料,把它们科学地整理和保管起来,对于今后社会主义建设是非常重要的,必须分系统进行统一管理。”[4]“1961年党中央批准的《工业七十条》(《国营工业企业工作条例(草案)》),在第二章技术管理中规定:企业要建立和加强技术档案、技术资料的管理工作。”[5]由于文化大革命,七十年代的档案工作受到严重的破坏,基本处于停滞阶段甚至倒退阶段,了解最全面的的安全滑触线资讯。

  2.初步发展阶段

  十一届三中全会后,全国开始贯彻“恢复、整顿、总结、提高”的档案工作方针。随着经济发展、社会进步以及企业的成长,我国企业档案工作飞速发展。尤其是1980年《科学技术档案工作条例》、1986年《国营企业档案管理暂行规定》、1987年《企业档案管理升级试行办法》和《企业档案管理升级评审工作程序》的颁布,以及1988年《中华人民共和国档案法》和1990年《中华人民共和国档案法实施办法》的实施,极大地促进了我国企业档案工作的发展。“到1991年底,全国共有国家一级档案管理企业649个,国家二级档案管理企业8,191个,省级档案管理先进企业33,460个 ,建立了一套比较成熟的企业档案管理体系。”[6]但这种带有前苏联痕迹的企业档案管理体制产生发展于计划经济时代,与市场经济条件下的企业档案并不相适应,这种不适应随着经济的发展越来越明显。

  3.市场经济发展新时期

  1992年,由于我国经济进入经济体制转换阶段,为了适应市场经济体制发展的需要,国家经济改革逐步深化,暂止了企业升级工作,企业档案升级工作也随之停止。可以说1992年是我国企业档案工作的转折点。1993年12月, 我国颁布了第一部《公司法》,了解最全面的的退火炉资讯, 公司制企业受到保护,现代企业制度开始在国有企业里建立。“2002 年7月,国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布《企业档案管理规定》,对企业档案管理工作中的一些原则问题做出了重要规定。”[7]在此基础上2005年1月20 日,国家档案局和国务院国有资产监督管理委员会又发布了《国有企业文件材料归档办法》。这是企业档案工作发展中的一个重要的规定,标志着我国企业档案工作法制化进程又向前迈出了重要的一步。至此,我国企业档案工作逐渐成熟,企业档案工作全方面面临新的机遇和挑战。

  二、企业档案工作具体环节的比较

  由于中美企业档案工作产生的背景、经济发展水平以及社会政治制度的差异,这导致中美两国档案管理的具体环节具有不同之处,具体表现在以下:

  1.收集 由于美国企业档案管理体制实行的是分散管理,企业档案收集工作完全在于企业自身的重视。美国各企业非常重视收集本企业与司法、立法、促销宣传、历史文化有关的档案资料;也注重收集企业老总们和与老总工作紧密相连部门的档案资料,以便研究企业历史发展需要。他们还通过各种渠道在社会上收集与企发展息息相关的档案,但企业文件管理和档案管理的脱节,了解最全面的的礼仪庆典资讯,档案管理部门没有监督管理文件收集之责,只有档案管理之责,从而导致美国企业档案收集工作十分困难。

  而我国实行的是“统一集中分级管理”的管理体制,“在制度上保证了企业档案由文件转化而来的渠道畅通无阻”。[8]这是我国企业档案收集工作的一大优势,但是,我国企业档案收集工作也有很多不足,比如,有的企业收集档案时也存在收集难的问题(有的部门说那些材料是机密材料,交到档案室,他们不放心,所以就很坚决地拒绝归档;也有的部门说那些材料就他们自己部门内使用,交给档案室用起来不方便……),大多数企业只重视在自己本企业收集档案,而社会上与本企业历史发展相关的档案资料的征集工作做得还不够。

  2.分类与整理 美国企业档案的分类简单清晰,整理简明适用,且没有全国统一的企业档案分类整理标准,各个企业根据自己的实际情况设置档案的分类,至于档案文件的整理工作充分尊重文件形成的自然形态进行整理归档为前提,不对企业档案进行装订,不求外观形式的整齐统一。“美国的档案管理不强调对具体案卷的组卷和整理,案卷质量没有严格的规范和要求,整理编目工作和保存方法极其简单,他们非常注重保持档案的原始属性。”[9]在整理过程中,不在文件上作任何标记,不进行装订,对文件的组合也很灵活,注重文件的适用性。

  我国企业档案“重藏轻用”,大多数企业档案整理流程繁杂,一般保持档案的成套性,在整理档案工作时,有统一的分类整理标准,在形式上也追求整齐统一,对案卷的质量也有严格的规范和要求。

  3.鉴定这里主要讲鉴定标准。美国企业档案的鉴定标准主要标准之一就是��史料标准,即保存档案能够全面反映企业或公司的历史;企业是以赢利为目的的,企业档案的保管也要考虑到企业经济效益,即企业档案鉴定的第二个标准之二��经济价值标准。经济价值标准是看企业档案能给企业带来多大效益,及其利用率。如果保管企业档案的费用多于由其产生的经济效益的话,就没有保存的必要。

  改革开放以来,我国的企业制度不断健全,了解最全面的的中药粉碎机资讯,我国企业档案鉴定的标准主要是来源标准和相对价值标准,但企业大都是照抄和照搬同行业的鉴定标准, 没有与本企业实践挂钩, 过于笼统抽象, 缺乏创新理念,而且部分标准已经不适用于现代企业的管理,已不适合当前以人为本、与时俱进的形势, 实际项目已经有所变化, 甚至原有的企业档案鉴定标准已不符合现实工作的要求, 存非所用的情况也时有发生。

  4.利用 在利用原则上,美国企业档案利用工作对外奉行“十分谨慎”的原则,企业档案就是为了企业自己服务,为企业的历史文化服务。为了避免发生有损企业竞争力的事件,企业档案馆一般是不公开的,但是他们十分注重利用企业档案对企业的产品和树立形象进行宣传。随着我国改革开放以来,了解最全面的的碳硫分析仪资讯,社会主义市场经济的逐步确立,我国企业档案工作在提供利用方面,对外也奉行十分谨慎的原则,在对企业形象、产品、竞争力进行宣传的同时,要加强管理,完善相应的制度,加强对企业自身利益的维护;

  在服务意识方面,美国企业放档案工作的主动性较强,尤其是企业宣传自身形象时他们的主动性很强,在这方面摩托罗拉公司做得十分突出。我国的多数企业档案馆工作主服务意识很差,到多数企业档案部门的工作只停留在保管但俺和档案的整理编目方面。

  在利用手段方面,由于美国经济发达,企业档案管理现代化程度较高,计算机技术在档案部门应用很广泛,档案利用基本实现了自动化检索。而我国仅有一小部分企业应用到计算机技术,但随着科学技术的不断进步,我国市场经济的不断发展,企业档案管理信息化道路趋势越来越明显。

  三、思考和建议

  改革开放以来,虽然我国企业档案工作已取得了较大的进步,但通过对中美两国企业档案管理工作的比较分析,我们可以看到:我国与美国企业档案工作相比仍然还存在一定的差距。在市场经济条件下的今天,企业的一切活动都是围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而展开的。因此, 企业档案工作发展的内部动力应该源于为企业的价值创造活动服务、为企业实现利润最大化服务。要做好我国的企业档案管理工作应做好以下几点:

   1.加强制度建设,了解最全面的的离心干燥机资讯,制度是一切工作的保障,是企业档案管理工作顺利进行的前提条件。建立健全企业档案管理的各项规章制度, 使企业建档工作有章可循, 有法可依, 是促进档案管理工作走向规范化、制度化、科学化的有力措施。但制度必须有较强的可行性,让企业清楚在档案工作中哪些是必须的、哪些是禁止的, 这就需要强行性规章制度的规定要清晰、明确, 否则就会使企业无法把握工作标准, 也会为企业规避法律责任提供借口。只有这样才能保证企业档案工作在市场经济条件下正常运行。

  .采用现代化手段管理档案。 企业应推进档案管理的现代化进程, 把档案现代化管理提到领导议事日程上来。运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常管理工作, 实现档案管理现代化。 但从目前的情况来看, 我国企业档案现代化管理水平很低, 企业档案部门属于“弱势群体”,了解最全面的的造粒机资讯, 集团仅有少数公司的档案(馆)室配备了计算机。这种现状阻碍了企业档案工作的发展,在网络世界中实现所谓的&ldquo, 使档案管理现代化滞后于企业管理现代化, 很大程度上影响了企业档案管理和企业发展的进程,这是各企业刻不容缓需要解决的最实际的问题。

   3.要解放思想,打破陈规,更新观念。传统的企业档案工作关注保存企业历史,了解最全面的的杀菌剂资讯,而忽视创造现实价值,不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献,提高管理效益;而且还需要投入不菲的人力、物力和财力,增加管理成本,自然就成为被精简的对象。美国档案学者玛西?G?高德斯坦(Marcy G. Goldstein)早在1997年就指出:“今天,没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目,更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”[10]因此,要改变档案室以往的“看堆守摊”的现象,积极探索企业在改制后的档案利用工作的方向和途径,从档案室走出来了解企业领导和职能部门的需要,根据本单位“室藏”情况,积极提供利用,为企业的发展正确决策和经营服务。

  4. 坚持与时俱进,敢于创新。正如加拿大档案学者高德?拉伯楚克(Gord Rabchuk) 所言: “与所有精明的商业部门十分类似的是, 企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素: (1) 所提供的服务或产品确实有需求; (2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[11]。因此, 企业档案工作的根本出路在于通过变革适应时代变革、环境变化的要求。也就是说, “当时代改变,了解最全面的的昆山翻译资讯, 我们必须通过变革来谋求生存”,否则, “如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里, 那么企业档案员的职业将烟消云散”。

  .加强企业之间的交流。企业之间要打破彼此之间封闭的状态,定期进行业务经验交流,把各自在企业档案管理工作遇到的问题或好的经验和其他企业档案馆进行交流,如2008年11月在云南昆明举行档案年会,许多企业积极参加,分享档案学研究成果。

   6.加强宣传,扩大影响。企业档案要从过去的封闭、半封闭的管理模式中走出来,改变以前被动的服务模式,增强主动性。定期开展宣传活动,不仅仅让企业内部人员知道企业历史和发展现状,还要走向社会人更多的人了解,从而把企业档案工作做大做强。

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